Coordenadoria de Administração inicia a reorganização das rotinas de trabalho da área

A Coordenadoria de Administração (CA) da PRSC iniciou, em janeiro, a elaboração dos manuais dos fluxos internos de trabalho com as equipes integrantes da área. O primeiro setor a realizar essa reorganização das atividades foi a Divisão de Contratações e Gestão Contratual (DICGC). Nele, os servidores responsáveis pelos trabalhos são Adelmo Alberton e Tânia Santolin.

As ferramentas utilizadas são reuniões periódicas online, quadro digital, checklists, modelos de PGEAs e de documentos padronizados no Único.

A inovação ficou por conta do uso de quadros online, que possibilitam organizar visualmente o fluxo dos processos em ambiente colaborativo, disponível para toda a equipe envolvida.

As atividades estão sendo organizadas pelo coordenador de administração, Marcos Kimura, auxiliado pela servidora Sandra Ganzer e pela estagiária Amanda Menezes, da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira (DEOF).

Já foram realizados, até o momento, quatro encontros virtuais entre o gabinete da CA e a DICGC, além da participação da DEOF. Como resultado do trabalho, foram produzidos o Manual de Autuação e Instrução de PGEA de Pagamento, modelos de documentos e modelos de PGEAs.

Conforme as diretrizes do MPF, “o gerenciamento de processos é uma metodologia utilizada para a busca de níveis mais altos na excelência de gestão. A adoção dessa metodologia promove ganhos em desempenho com a eliminação de falhas e de atividades que não agregam valor. Com isso, busca-se aumentar o nível de satisfação dos clientes, além de melhoria contínua nas rotinas da organização”.

A iniciativa atende aos objetivos da Coordenadoria de Administração de padronização das atividades da área, reduzindo o retrabalho, e de alcance de máxima eficiência.

A DICGC apresenta, entre suas competências previstas no artigo 104 do Regimento Interno Administrativo, a de planejar, organizar, supervisionar e monitorar a execução das atividades relacionadas à contratação de bens e serviços, bem como a gestão e fiscalização desses.

Confira aqui o organograma da CA.